Kotak Masuk WhatsApp
Kotak Masuk mengumpulkan percakapan WhatsApp Business Resmi, Sesi WhatsApp, dan penyedia chat workspace Anda di satu tempat. Tim Anda membaca, membalas, menugaskan, memberi label, dan menyelesaikan percakapan tanpa membuka WhatsApp di ponsel masing-masing.
Panduan ini menjelaskan setiap bagian Kotak Masuk. Baca Hubungkan WhatsApp Business Resmi dulu jika Anda belum punya koneksi aktif.
Membuka Kotak Masuk
- Masuk ke dashboard Konektor.
- Buka menu Kotak Masuk.
- Pilih satu percakapan dari daftar di sebelah kiri.
Percakapan baru muncul otomatis saat pelanggan mengirim pesan ke nomor WhatsApp yang terhubung ke workspace Anda.
Baris status di atas
Baris di atas daftar percakapan menampilkan status koneksi dan dua pintasan:
| Bagian | Artinya |
|---|---|
| Realtime | Pesan baru masuk sendiri, tanpa Anda muat ulang halaman. |
| Tersambung | Kotak Masuk terhubung, tetapi pesan baru masuk sedikit lebih lambat. Muat ulang halaman bila perlu. |
| Median balas | Waktu tengah dari pesan pertama pelanggan sampai balasan pertama tim, selama 7 hari terakhir. |
| Tanya Wulan (⌘J) | Membuka asisten Konektor untuk bertanya tentang data workspace Anda. |
Tampilan tersimpan
Panel kiri menampilkan enam tampilan siap pakai. Klik satu tampilan untuk menyaring daftar percakapan.
| Tampilan | Isinya |
|---|---|
| Semua | Semua percakapan workspace. |
| Belum dibalas | Pesan terakhir datang dari pelanggan dan percakapan belum ditutup. |
| SLA hampir lewat | Percakapan belum dibalas dan sudah mendekati ambang SLA workspace Anda. |
| Ditugaskan ke saya | Percakapan dengan Anda sebagai penanggung jawab. |
| Ditunda | Percakapan yang sedang ditunda. |
| Selesai hari ini | Percakapan yang Anda tandai selesai hari ini. |
Panel kiri juga menampilkan anggota tim yang sedang online, lengkap dengan jumlah percakapan terbuka yang mereka tangani. Gunakan saklar Online / Istirahat di samping nama Anda sendiri untuk mengubah status Anda.
Nomor
Bagian Nomor muncul di panel kiri setelah workspace Anda punya dua nomor WhatsApp terhubung atau lebih. Bagian ini tidak muncul dengan satu nomor.
Klik satu nomor untuk menampilkan percakapan dari nomor itu saja. Klik Semua nomor untuk kembali menampilkan percakapan dari semua nomor.
Filter nomor bekerja bersama tampilan dan label yang sudah Anda pilih.
Setiap baris percakapan dan judul percakapan menampilkan nomor asal pesan, sebagai keterangan kecil "Masuk lewat …".
Label
Label memisahkan percakapan berdasarkan kategori Anda sendiri, misalnya "Hot lead" atau "Komplain". Klik + Label untuk membuat label baru: isi nama (maksimal 40 karakter) dan pilih warna. Hanya owner dan admin dapat membuat, mengubah, atau menghapus label; anggota lain hanya memilihnya.
Setiap workspace menyimpan maksimal 20 label. Saat batas tercapai, tombol tambah label menampilkan pesan "Batas 20 label sudah tercapai. Hapus label yang tidak dipakai."
Tambahkan label ke satu percakapan dari panel kanan, tab Kontak, bagian Label.
Panel kontak
Panel kanan punya tiga tab.
| Tab | Isinya |
|---|---|
| Kontak | Identitas pelanggan, tahap lead, SLA, label, penanggung jawab, dan penanganan. |
| Aktivitas | Riwayat perubahan percakapan, misalnya saat percakapan diselesaikan. |
| Catatan | Catatan internal tim. Lihat Catatan internal. |
Tahap lead
Bagian Tahap lead menghubungkan percakapan dengan lead-nya. Anda dapat mengubah tahap langsung dari sini. Hanya penanggung jawab lead yang dapat mengubahnya; anggota lain melihat alasan "Hanya penanggung jawab lead ini yang bisa mengubah tahapnya."
Bagian ini juga menampilkan Sumber, Kampanye, dan Nilai deal bila lead-nya punya. Percakapan tanpa lead menampilkan tombol Jadikan lead.
SLA
Balas pertama menampilkan berapa lama tim membalas pesan pertama pelanggan. SLA berikut menampilkan sisa waktu sebelum percakapan masuk tampilan SLA hampir lewat.
Penanggung jawab
Pilih anggota tim yang bertanggung jawab atas percakapan itu. Percakapan yang Anda pegang muncul di tampilan Ditugaskan ke saya.
Penanganan
Bagian Penanganan menyebut siapa yang sedang membalas percakapan itu.
| Keadaan | Yang tampil | Tombolnya |
|---|---|---|
| Asisten AI yang membalas | "Dibalas oleh AI: {nama}" | Ambil alih |
| Anggota tim yang membalas | "Dibalas oleh tim" | Kembalikan ke AI |
Klik Ambil alih untuk menghentikan balasan otomatis dan membalas sendiri. Klik Kembalikan ke AI bila asisten boleh melanjutkan.
Cari dan pilih beberapa percakapan
Kotak pencarian di atas daftar percakapan mencari nama dan nomor kontak. Pencarian ini tidak mencari isi pesan; gunakan pencarian di dalam percakapan untuk itu (lihat bagian di bawah).
Klik Pilih beberapa untuk menandai beberapa percakapan sekaligus, lalu:
- Assign memindahkan percakapan terpilih ke satu penanggung jawab.
- Label menambahkan satu label ke semua percakapan terpilih.
- Selesaikan menandai semua percakapan terpilih sebagai selesai.
Anda dapat memilih maksimal 50 percakapan sekali jalan. Pilihan ke-51 ditolak dengan pesan "Maksimal 50 percakapan sekali jalan."
Tunda percakapan
Klik Tunda di bagian atas percakapan untuk menyembunyikannya sampai waktu tertentu:
- 1 jam lagi
- Sore ini (16.00)
- Besok pagi (09.00)
- Senin pagi (09.00 Senin berikutnya)
- Pilih waktu… untuk tanggal dan jam bebas
Anda dapat menunda percakapan hingga 30 hari ke depan. Percakapan yang ditunda kembali terbuka sendiri beberapa menit setelah waktu yang Anda pilih tercapai.
Jendela 24 jam
WhatsApp membatasi balasan teks bebas pada koneksi resmi: setelah pelanggan mengirim pesan, Anda punya 24 jam untuk membalas dengan pesan apa pun. Bar Jendela 24 jam di atas percakapan menunjukkan sisa waktu ini, dan berubah warna saat mendekati batas.
Setelah jendela tertutup, kotak tulis hanya menerima template pesan yang sudah disetujui. Kirim satu template untuk membuka jendela 24 jam yang baru begitu pelanggan membalas.
Jendela 24 jam hanya berlaku untuk koneksi WhatsApp Business Resmi. Sesi WhatsApp dan penyedia chat tidak memiliki batas ini.
Lampiran dan batas per jenis
Koneksi WhatsApp Business Resmi dapat mengirim dan menerima berkas berikut:
| Jenis | Format | Batas ukuran | Keterangan |
|---|---|---|---|
| Gambar | JPG, PNG | 5 MB | hingga 1024 karakter |
| Video | MP4, 3GP | 16 MB | hingga 1024 karakter |
| Audio | AAC, AMR, MP3, M4A, OGG | 16 MB | tidak ada |
| Dokumen | PDF, Word, Excel, PowerPoint, teks | 25 MB | hingga 1024 karakter |
| Stiker | WebP | 100 KB statis, 500 KB animasi | tidak ada |
Klik ikon lampiran pada kotak tulis untuk memilih berkas, atau seret berkas langsung ke area percakapan. Berkas yang terlalu besar menampilkan "Berkas terlalu besar. Batas {jenis} {batas}."; format yang tidak didukung menampilkan "Format ini tidak didukung. Kirim JPG, PNG, MP4, MP3, PDF, atau dokumen Office."
Pesan suara
Klik ikon mikrofon pada kotak tulis untuk merekam pesan suara. Browser Anda akan meminta izin mikrofon terlebih dahulu.
Rekaman berhenti otomatis pada 120 detik. Setelah berhenti, dengarkan ulang rekaman sebelum memilih Kirim atau Buang.
Pesan suara hanya tersedia pada koneksi WhatsApp Business Resmi. Jika browser Anda tidak mendukung perekaman, ikon mikrofon disembunyikan; Anda masih dapat mengirim rekaman suara sebagai lampiran audio biasa.
Reaksi dan kutip pesan
Arahkan kursor ke satu pesan pada koneksi resmi untuk memberi reaksi emoji (👍 ❤️ 😂 🙏 😮 😢). Klik emoji yang sama sekali lagi untuk membatalkannya.
Klik Balas pada menu pesan untuk mengutipnya; kutipan tampil di atas kotak tulis sebelum Anda mengirim. Balas-kutip hanya dapat dikirim dari koneksi resmi. Sesi WhatsApp dan penyedia chat dapat menerima kutipan dari pelanggan, tetapi tidak dapat mengirimnya.
Catatan internal dan sebut anggota tim
Buka tab Catatan pada panel kanan untuk menulis catatan yang hanya terlihat oleh tim Anda. Catatan internal tidak pernah terkirim ke pelanggan.
Ketik @ lalu nama anggota untuk menyebutnya dalam catatan. Anggota yang disebut menerima notifikasi. Anda hanya dapat menyebut anggota yang sudah tergabung di workspace ini.
Cari dalam percakapan
Klik ikon cari pada bagian atas percakapan untuk mencari kata di dalam pesan yang sedang terbuka. Hasil ditampilkan sebagai "{posisi} dari {jumlah}"; gunakan tombol panah untuk berpindah antar hasil, dan pesan yang cocok akan disorot.
Ekspor percakapan
Klik menu ⋯ pada bagian atas percakapan, lalu pilih Ekspor transkrip (CSV) untuk mengunduh riwayat percakapan. Berkas memuat waktu, arah, jenis pesan, pengirim, isi, dan status setiap pesan. Lampiran ditulis sebagai keterangan singkat seperti "gambar" atau "dokumen: nama berkas", tanpa tautan berkas. Catatan internal tidak ikut diekspor.
Pintasan keyboard dan ⌘K
Tekan ? kapan saja di Kotak Masuk untuk melihat daftar pintasan ini di layar.
| Tombol | Aksi |
|---|---|
j / k | Pindah ke percakapan berikutnya atau sebelumnya |
e | Selesaikan percakapan |
? | Buka daftar pintasan ini |
Esc | Keluar dari mode pilih, atau tutup panel yang terbuka |
⌘K (Ctrl+K di Windows) | Buka balasan cepat dan template resmi |
Ambang SLA
Owner dan admin dapat mengatur ambang SLA workspace dari ikon pengaturan di panel kiri bawah. Ambang ini menentukan kapan sebuah percakapan masuk tampilan SLA hampir lewat, dalam menit, dari 1 hingga 1440.
Sesi WhatsApp dan penyedia chat tanpa media
Percakapan pada Sesi WhatsApp (QR) dan penyedia chat tetap dapat dibaca dari Kotak Masuk. Balasan teks dari kotak tulis berlaku untuk penyedia chat yang mendukungnya, yaitu Kirimdev dan Kapso; untuk sesi QR dan penyedia chat lain, balas dari aplikasi WhatsApp di HP atau dari aplikasi penyedia chat itu. Kedua jalur ini belum mendukung lampiran, pesan suara, reaksi, atau indikator sedang mengetik; tombol yang terkait tampil nonaktif dengan alasan "Lampiran hanya untuk WhatsApp Business Resmi. Hubungkan jalur resmi untuk mengirim media."
Balasan dari aplikasi penyedia chat
Balasan yang tim Anda kirim dari konsol Qontak, Pancake, HaloAI, Kirimchat, Kirimdev, atau Kapso tampil di Kotak Masuk dengan keterangan asalnya, misalnya "Dari Qontak". Balasan yang dikirim dari aplikasi WhatsApp di HP untuk Sesi WhatsApp tampil dengan cara yang sama, dengan keterangan "Dari aplikasi WhatsApp di HP".
Qiscus adalah pengecualian. Balasan yang dikirim dari konsol Qiscus tidak tampil di Kotak Masuk. Setelah Anda membalas dari sana, klik Tandai sudah dibalas agar percakapan itu keluar dari tampilan Belum dibalas.
Sebagian penyedia chat menerima balasan hanya dari aplikasi mereka sendiri, dan sesi WhatsApp (QR) menerima balasan hanya dari aplikasi WhatsApp di HP. Untuk percakapan itu, kotak tulis Kotak Masuk menampilkan alasannya, dan Anda membalas dari aplikasi tersebut.
Kesalahan umum
| Situasi | Teks yang tampil | Yang perlu dilakukan |
|---|---|---|
| Jendela 24 jam tertutup | "Jendela 24 jam sudah tertutup. Kirim template untuk membuka percakapan lagi." | Kirim template pesan yang sudah disetujui. |
| Berkas terlalu besar | "Berkas terlalu besar. Batas {jenis} {batas}." | Kirim berkas yang lebih kecil dari batasnya. |
| Format berkas tidak didukung | "Format ini tidak didukung. Kirim JPG, PNG, MP4, MP3, PDF, atau dokumen Office." | Ganti ke format yang didukung. |
| Izin mikrofon ditolak | "Izinkan mikrofon di pengaturan browser, lalu coba lagi." | Izinkan akses mikrofon di pengaturan browser, lalu coba lagi. |
| Terlalu banyak pesan sekaligus | "Terlalu banyak pesan dalam waktu singkat. Coba lagi sebentar lagi." | Tunggu sebentar, lalu kirim ulang. |
| Nomor dibatasi WhatsApp | "Nomor ini sedang dibatasi WhatsApp karena kualitas pesan. Cek halaman Status Koneksi." | Buka halaman Status Koneksi untuk detail. |
| Batas label tercapai | "Batas 20 label sudah tercapai. Hapus label yang tidak dipakai." | Hapus label yang tidak dipakai lagi. |
| Batas pilih beberapa tercapai | "Maksimal 50 percakapan sekali jalan." | Selesaikan secara bertahap, maksimal 50 percakapan setiap kali. |
| Sebut anggota yang bukan anggota workspace | "Orang yang disebut bukan anggota workspace ini." | Sebut anggota yang sudah tergabung di workspace. |
Untuk masalah yang lebih rinci, baca Bantuan Inbox WhatsApp.
Tautan terkait
Butuh Bantuan Lebih Lanjut?
Tim kami siap membantu Anda memaksimalkan tracking iklan dan atribusi bisnis.
Coba atau lanjutkan
© 2026 Konektor. Seluruh hak cipta dilindungi.